Référence du poste : SF 24004
Publication interne et externe jusqu'au 05/01/2020

Pour l'Administration du Secteur des sciences de la santé (ASS)
Site principal : Bruxelles (Woluwé)
Contrat à temps plein pour une durée déterminée (1 an)

Entrée en fonction : dès que possible

Contexte / Mission

Sous la responsabilité hiérarchique de la directrice administrative du secteur des sciences de la santé, le/la Gestionnaire Logistique et Comptable (CLC) a pour mission, sur le site de Woluwe, d'assurer un relais entre l'Administration des Finances et les entités. Elle est ainsi amenée à se mobiliser d'entité en entité en fonction des nécessités déterminées par la directrice administrative (absence d'une CLC, renfort ponctuel, aide spécifique...). Pendant l'absence de la CLC locale ou dans le cas d'un renfort, elle assure le suivi du travail, se rapprochant des utilisateurs en difficulté, et devient ainsi le·la garant·e de la réponse à deux enjeux institutionnels :

• alléger la charge administrative liée aux contrats de recherche des académiques/scientifiques afin qu'ils puissent se consacrer à leurs missions premières;
• accroître l'efficacité et la qualité de la gestion financière dans sa globalité (intégration des opérations et maîtrise ds flux, respect des contraintes légales et des sources de financement, rencontre des besoins de terrain et centraux, aide à la prise de décision, contrôle de gestion, respect des échéances,...).

Fonction

En lien avec le Service de Gestion Système et coordination Logistique et Comptable (GSLC) de l'Administration des Finances (ADFI) :

• Effectuer certaines opérations comptables et logistiques (sur base de l'outil SAP); maîtriser le cycle des recettes et le cycle des dépenses, y compris les approvisionnements.
• Analyser, interpréter et contrôler les données financières des activités gérées: prévisions (y compris coûts de personnel), consultation approfondie des comptes (contrôles budgétaires et reporting régulier), contrôle de gestion.
• Comprendre les volets budgétaire, financier et personnel des conventions de recherche des académiques desservis, aider à la justification de ces conventions et en assurer la gestion: prévisions de coûts de personnel et aide à la budgétisation, suivi et respect des échéances, suivi des imputations des charges et refus éventuels, suivi des produits. Développer une vision globale.
• Assurer un rôle de conseil, de synthèse et d'information régulière des (co)titulaires de comptes, à l'aide d'un reporting efficace et informatisé.
• Effectuer des prévisions (y compris de coûts de personnel) par, entre autres, une consultation approfondie des comptes: contrôles budgétaires et reportings réguliers.
• Proposer éventuellement des améliorations de certaines filières et optimiser le travail adminstratif en matière de gestion logistique et comptable.
• Développer et dynamiser une coordination constructive et efficace entre les différents partenaires: titulaires et autres interlocuteurs locaux, ADFI, autres services de l'Administration centrale...
  

Il convient de souligner le caractère transversal de la fonction et le rôle de maillage, sachant qu'actuellement, quelque 70 gestinnaires exercent le métier de CLC.

Qualifications et aptitudes requises

• Diplôme de niveau Bachelier (graduat/baccalauréat) en comptabilité ou autre formation avec expérience en comptabilité.
• La connaissance du logiciel de gestion SAP ECC 6.0 constitue un atout. A défaut, le ou la candidat·e démontrera son aptitude à acquérir l'expertise requise.
• Bonnes notions d'anglais (niveau B2 idéalement souhaité).
• Maîtrise de l'outil bureautique (suite Microsoft Office: Word, Excel, PowerPoint...).
• Très bonne connaissance de l'UCL et du réseau CLC constitue un atout.
• Esprit d'initiative et capacité d'organiser son travail de manière autonome, de trouver des solutions et d'établir des priorités.
• Esprit d'équipe et très bonnes capacités à communiquer avec des financiers et des non-financiers.
• Rigueur, fiabilité, implication et motivation.
• Esprit de synthèse et capacité d'analyse
• Bonnes compétences rédactionnelles et très bonne orthographe
• Sens des responsabilités, de la discrétion et de la confidentialité

• Résistance au stress